دليل الاستخدام

مدير المنشأة7 خطوات

1. 1من «بيانات المنشأة» أكمل الاسم الرسمي والسجل التجاري، ومن «الترويسة والترقيم» ارفع الشعار واضبط صيغة رقم الصادر.
2. 2من «الهيكل التنظيمي» أضف الإدارات والأقسام ورؤساءها.
3. 3من «المستخدمون» اضغط «إضافة مستخدم» لكل موظف بمسماه وموقعه في الهيكل، ويظهر عدد الرخص المستعملة.
4. 4من «الأدوار والصلاحيات» حدد ما يراه كل دور وما يفعله.
5. 5من «مسارات الاعتماد» ابن المسار خطوة خطوة: موظف بعينه، أو رئيس وحدة، أو مدير إدارة مقدّم المعاملة، أو «اعتماد برابط بالبريد بلا دخول».
6. 6من «قوالب المستندات» احفظ قوالب المطبوعات والعقود المتكررة.
7. 7من «سجل الأنشطة» راجع كل إجراء وصدّره بصيغة CSV.

الموظف8 خطوات

1. 1من «توقيعاتي وأختامي» ارسم توقيعك أو ارفع صورته، وختمك إن كان لك.
2. 2لخطاب رسمي: من «المطبوعات» اضغط «مطبوع جديد»، واختر القالب واكتب المرسل إليه أو اختره من «دليل الأفراد».
3. 3لعقد: من «العقود» اضغط «عقد جديد» وأدخل الأطراف، ومن هم خارج المنشأة يوقّعون برابط.
4. 4لمستند جاهز: من «المعاملات» اضغط «معاملة جديدة» وارفع ملف PDF.
5. 5اختر مسار الاعتماد، ثم «إنشاء المعاملة ومراجعة المواضع» لتحديد مواضع التوقيع، أو «إنشاء وإرسال الآن».
6. 6إن كان الاعتماد دورك تصلك رسالة، فافتح المعاملة واضغط «اعتماد» أو «توقيع واعتماد» وأكد بالرمز الذي يصل جوالك.
7. 7بعد الاكتمال نزّل المستند الموقّع وورقة التوقيع أو «تنزيل الملفين معاً (zip)»، ويمكنك «إرسال للاطلاع» برابط.
8. 8لتسليم الخطاب المكتمل لجهته اضغط «تسليم رسمي»، فيُعبّأ المستلم من المرسل إليه، وبعد تأكيده الاستلام يظهر «إشعار الاستلام» في ملفات المعاملة.

الطرف الخارجي6 خطوات

1. 1يصلك بريد من الجهة المرسلة فيه رابط خاص بك، لا تحتاج حساباً ولا تثبيت شيء.
2. 2افتح الرابط واقرأ المستند كاملاً، ثم أقر بالاطلاع والموافقة.
3. 3ضع توقيعك بالرسم أو كتابة اسمك أو رفع صورته، ثم اضغط «توقيع واعتماد».
4. 4اكتب الرمز الذي يصل جوالك لتأكيد التوقيع، وبعد اكتمال توقيع كل الأطراف تنزّل المستند الموقّع من رابطك نفسه خلال مدة صلاحيته.
5. 5إن وصلك خطاب بتسليم رسمي فافتح الرابط، واكتب رقم الوارد لديكم إن أردت، ثم «تأكيد الاستلام» بالرمز الذي يصل جوالك. التأكيد لا يعني الموافقة على المضمون.
6. 6للتحقق من أي مستند صادر من وافق امسح رمز QR المطبوع على صفحاته.

لم تجد ما تبحث عنه؟ انظر الدعم.